Wwft-tool
De alles-in-één tool voor Wwft & KYC compliance
- Voldoe aan de verplichtingen van de Wwft en AVG
- Onderzoek natuurlijke personen en organisaties
- Bespaar veel tijd door automatisering en geïntegreerde aanpak
Hoeveel (onnodige) tijd is jouw organisatie kwijt aan Wwft & KYC?
Gratis Wwft/AMLR-checklist
Populaire functies op een rij
Voer KvK-nummer of naam buitenlandse organisatie van je klant in, Tikl voert cliëntenonderzoek uit
Vul KvK-nummer in en haal de bedrijfsgegevens bij de Kamer van Koophandel automatisch op. Bestaat het bedrijf niet of is het failliet, dan wordt dat direct getoond. Geen verrassingen meer! Voer ook buitenlandse organisaties uit meer dan 200 landen op.
-
Aanvullende gegevens worden automatisch toegevoegd waaronder verrijkte SBI-codes, BTW nummer en Google Streetview
-
Geschikt voor particulieren, Nederlandse en buitenlandse organisaties
-
Bulkimport mogelijk, voer tot 50.000 klanten per keer in
Automatische client outreach
Documenten zoals statuten of aandeelhoudersregister eenvoudig opvragen bij klant en direct archiveren.
-
Klant uploadt zelf documenten, zoals aandeelhoudersregister
-
Klant beantwoordt vragen, zoals herkomst vermogen
-
Mijn-omgeving voor klant in jullie look-and-feel
Direct inzicht in de waarschijnlijke UBO’s en verifieer met je klant
Breng de waarschijnlijke UBO's van jouw klant direct in beeld. Stuur automatisch de UBO-verklaring naar jouw klant voor aanpassing, verificatie en digitale ondertekening.
-
Inzicht in de verstuurde en ontvangen UBO-verklaringen
-
Automatische verificatie van de ondertekenaars
-
Je klant is binnen 2 minuten klaar
Direct inzicht in de tekenbevoegden
Geen organisatie is te complex! Automatisch wordt bepaald wie bij een organisatie tekenbevoegd zijn en welke bevoegdheid zij hebben. Een tekenbevoegde kan zich digitaal identificeren en verifiëren met iDIN/itsme of Paspoort/ ID-scan
-
Zekerheid over de bevoegdheid
-
Volmachten worden ook meegenomen
-
Meerdere bevoegdheden per persoon? Ook dat is inzichtelijk
Direct inzicht in het organogram
Het automatisch opgestelde organogram toont je alle Nederlandse organisaties en (buitenlandse) bestuurders of (buitenlandse) enigaandeelhouders. Zo zie je precies hoe de eigendoms- en zeggenschapsstructuur van de klant in elkaar zit.
-
Overzichtelijk opgesteld organogram
-
Personen en organisaties apart neergezet
-
Alle dochters kunnen ook getoond worden
Direct inzicht in mogelijke risico’s
Sluit bedreigingen uit doordat je automatisch inzicht hebt waar de mogelijke product-, geografische, integriteits- en organisatierisico’s bij jouw klanten liggen. Beoordeel deze en mitigeer de risico's.
-
PEP, sanctielijsten en adverse media
-
Door AI minder false positives
-
Websites van de klant scrapen om activiteiten te bepalen
Digitaal klanten identificeren en de voortgang bijhouden
Verstuur vanuit jouw mailadres automatisch een identificatieverzoek naar de UBO's, tekenbevoegden of particulieren. Jouw klant identificeert zich met iDIN/itsme of een Paspoort/ID-scan binnen 2 minuten.
-
Automatische herinneringen
-
Monitor de verstuurde en ontvangen identificaties
-
Voldoe aan de AVG en Wwft
Direct inzicht in het voorlopige risicoprofiel van je klant
Iedere klant krijgt direct een voorlopig risicoprofiel na het automatische cliëntenonderzoek. Gebaseerd op een risicomodel ontwikkeld door EY en CMS.
-
Direct zichtbaar: gemiddeld, boven gemiddeld of hoog.
-
Risicomodel is vooraf aanpasbaar
-
Snel inzicht in de risicoprofielen van jouw klanten
Complete auditlog en veilige opslag
De dossiers worden beveiligd bewaard met een complete auditlog voor een traceerbaar cliëntenonderzoek.
-
Auditlog: altijd inzicht in wie, wat, wanneer heeft uitgevoerd in een klantdossier
-
Auditlog is niet aanpasbaar
-
Exporteren van alle data met beveiliging
Continue klantmonitoring en alerts
Is een UBO een PEP geworden of is de organisatie failliet? De KvK-wijzigingen worden automatisch aangegeven in het dossier. Zo kan je event-driven herbeoordelen en bespaar je tijd.
-
Periodieke PEP, Sanctie, Adverse Media-scan
-
Inzicht in wijzigingen bij de KvK
-
Geen onnodige reviews meer nodig
Centraal dashboard met klantenoverzicht, alerts en to do’s
Voor de compliance officer of eindverantwoordelijke geeft het dashboard een gemakkelijk overzicht. Hierdoor ben je in control voor je cliëntenonderzoeken.
-
Real-time inzicht in alle klanten en risiconiveaus
-
Overzicht van de status van alle identificaties
-
Volledig overzicht van alle openstaande acties en risico's.
Integreer Tikl in jouw KYC-proces en voeg medewerkers toe
Stel zelf de medewerkersautorisaties in zodat je altijd overzicht behoudt.
-
Stel aparte rechten in per gebruikersgroep
-
API-koppeling met jouw systeem
-
Bepaal toegangsrechten per medewerker
Jouw klantgegevens zijn veilig en maximaal beveiligd
Dataveiligheid staat voorop. Op allerlei manieren is jouw data beschermd. En alles voldoet aan de hoge eisen van de AVG en Wwft.
-
Private server in EU, IP whitelisting, 2-factor authentication, SSO
-
Alleen noodzakelijke gegevens worden opgeslagen
-
Voldoet aan de strengste AVG eisen
UBO's en organisaties automatisch googelen
Voor extra zekerheid, Google direct de namen van organisaties en personen.
-
Eigen Google Search query instellen
-
Personen en organisaties Googelen
-
Resultaten direct gearchiveerd
Waarom bedrijven voor Tikl kiezen
De Jong Administratie & Advies
Directeur Notariële Diensten
Veelgestelde vragen over de Wwft-tool
Wat is Wwft, CDD en KYC?
Hier hebben wij een uitgebreid stuk over geschreven, lees meer in ons artikel: Wat is Wwft, AML, PEP, KYC, UBO?
Welke ondersteuning die jullie bieden?
Tikl regelt de installatie, inrichting en geeft een workshop voor medewerkers. Daarnaast kunnen vragen altijd telefonisch en per mail worden gesteld. Ook kunnen we bij jullie op kantoor langskomen.
Hoe lang duurt het voordat onze een klant zich heeft geïndentificeerd?
De klant kan zich binnen 2 minuten identificeren. Een paar seconden later staat de identificatie en de verificatie in de Wwft-tool. Op vooraf door jullie ingestelde momenten worden herinneringen gemaild.
Technisch kan een identificatie zeer snel gaan. De uitdaging zit er vaak in dat jullie klant zich ook daadwerkelijk gaat identificeren. Dat zorgt er soms voor dat doorlooptijden van identificaties langer duren. In een demo leggen wij uit welke acties je kan nemen over deze doorlooptijden te verkorten.
Is er ook continue monitoring op mijn klanten?
Ja, voor zowel PEP-, sanctie- en adverse-media-scans als het monitoren van wijzigingen in de KvK. Mocht er iets gewijzigd zijn, dan zie je hiervoor een melding.
Kan ik de Wwft-tool aanpassen aan mijn specifieke behoeftes?
In de instellingen van de Wwft-tool is zeer veel mogelijk. Bij de installatie worden de instellingen gezamenlijk doorlopen en bepaald. Hierdoor voldoet de tool ook aan jouw specifieke behoeftes. Heb je extra behoeftes? dan horen we die graag en zoeken samen naar een passende oplossing. Dit kan een stuk maatwerk vanuit ons zijn voor jullie.
Is de Wwft-tool ook bruikbaar als ik meer dan 5.000 organisaties opvoer?
Ja, de Wwft-tool is uitermate geschikt voor grote aantallen. Bij meerdere klanten is dit al zo. Batchimport tot 50.000 klanten in een keer is mogelijk. Het maximum aantal klanten dat je in de Wwft-tool kan opvoeren is circa 500.000. Ook met grote aantallen werkt Tikl snel, soepel en overzichtelijk.
Het aantal gebruikers in de Wwft-tool kent geen limiet en heeft geen invloed op de prijs.
Bij grote aantallen komen vaak ook specifieke behoeftes en aanpassingen. Hiervoor staan we altijd open. Tikl wordt gemaakt en onderhouden door zeer ervaren developers. Dit zorgt ervoor dat we eenvoudige aanpassingen vaak binnen enkele dagen realiseren. Complexe wijzigingen kunnen vaak ook binnen enkele weken worden gerealiseerd. Doordat we alles zelf ontwikkelen, kunnen we snel schakelen.
Grotere klanten werken op hun eigen server in de cloud in Nederland. Dit biedt de mogelijkheid om alleen voor hen specifieke aanpassingen te maken. Uiteraard bieden we onze klanten ook advies daarbij.
Bij grotere implementaties werken wij vaak nauw samen met onze partner DPA.
Kan de Wwft-tool identificaties automatische verifiëren?
Ja, de identificatie wordt direct en automatisch geverifieerd. Heeft een ander persoon zich geïndentificeerd? Dan staat er direct een melding in de Wwft-tool.
Hoe zijn onze klantgegevens beveiligd in de Wwft-tool?
De data in de tool wordt zeer zwaar beveiligd. Hiermee voldoen wij ook aan de eisen van grote klanten. Tikl is ISO27001 gecertificeerd. De data staat op servers in de EU. SSO, ip-whitelisting of MFA zijn mogelijk. Continue pentesten en jaarlijkse Greybox pentesten worden uitgevoerd.
Welke koppelingen met andere systemen zijn er?
API-koppelingen naar alle systemen die ook een API-koppeling hebben, zoals Dynamics of Kantoorgemak, zijn mogelijk. Hiermee kan data naar de tool worden gestuurd en op specifieke momenten worden verstuurd.
Wat is de nauwkeurigheid van jullie identificaties?
Voor de identificaties kan je als klant kiezen of jouw klant zich met iDIN/istme of met het scannen van een Paspoort/ ID-kaart identificeert. Beiden zijn geavanceerde identificaties. itsme is een gekwalificeerde idetificatie. Dit is wettelijk verankerd in de Europese eIDAS-verordening. Lees ook het interview met Prof. dr. Bart Joosen die onze tool en vooral de identificaties zeer kritisch heeft beoordeeld.
Wat zijn jullie verificatiebronnen voor identificaties?
De identificatie wordt geverifieerd met de data in het Handelsregister. De data uit het idenditeitsbewijs wordt vergeleken met de data van de tekenbevoegde in het Handelsregister. Tikl geeft automatisch een oordeel over de vergelijking.
Hoe kan ik false positives bij de PEP, Sanctie en Adverse Media scan afhandelen?
Personen en organisaties worden gescand op PEP, sanctie en adverse media risico's. Hierbij worden hits getoond die voor 100% matchen en hits die bijna matchen. AI geeft daar eerste een oordeel over. Hierdoor heb je 80% minder false positives. Aangezien de PEP,scantie en adverse media lijsten steeds langer worden, krijg je steeds vaker hits. Het AI-oordeel scheelt je gemiddeld 4 minuten per dossier.
De resterende hits moet je in de tool beoordelen of er daadwerkelijk sprake is van een hit.
Hoe beschermen jullie de privacy van de klanten?
Alleen de noodzakelijke data wordt opgehaald en opgeslagen. Bijzondere persoonsgegevens zoals BSN, kopie paspoort of pasfoto worden niet opgeslagen. Hiermee voldoe je aan de AVG en de Wwft. Lees ook het interview met Prof. dr. Bart Joosen die onze tool en vooral de identificaties zeer kritisch heeft beoordeeld. Tikl is ISO27001 gecertificeerd.
Is de Wwft-tool in het Engels of in het Nederlands?
De standaard taal in de tool is Engels. Mails naar en pagina's voor klanten staan standaard in het Nederlands en het Engels. Identificatieverzoeken kunnen verstuurd worden naar vrijwel iedereen in de wereld met een paspoort. De handleidingen en verdere uitleg is in het Nederlands beschikbaar.
Maakt Tikl gebruik van AI?
Ja, waar mogelijk zijn AI-functies beschikbaar. De AI-functies kunnen voor iedere klant op elk moment volledig uitgeschakeld worden. We ontwikkelen continu nieuwe AI-functies om nog meer dagelijkse werkzaamheden te automatiseren. Uiteraard voldoen alle functies aan de AI Act en is, als nodig een DPIA en AI Impact Assessment uitgevoerd.
Kan ik klantdata en dossiers gemakkelijk downloaden?
Ja. De klantdata en de dossiers zijn van onze klanten. Daarom vindt Tikl het belangrijk dat je die snel, makkelijk en kosteloos kan downloaden. Dit kan je ook in bulk doen. Waarmee je al je dossiers kan downloaden. Uiteraard zitten hierop strenge restricties zodat niet iedere medewerker dit kan doen.
Hoe lang duurt de implementatie van Tikl?
Bij de meeste klanten draait Tikl binnen 5 werkdagen. Na een gesprek om de instellingen gezamenlijk door te nemen en aan te passen, wordt een (online) workshop 'Tikl in de praktijk' gegeven. Deze duurt maximaal 1,5 uur en is voor iedere medewerker die met Tikl gaat werken. Hierna kunnen zij aan de slag. Voor deze medewerkers en nieuwe medewerkers is ook een e-learning beschikbaar. Onze Customer Success Manager houdt regelmatig contact om gezamenlijk door te lopen of jullie ergens tegen aanlopen.
Wat is de tijdsbesparing als je met de Wwft-tool werkt?
Van onze klanten horen we terug dat zij door Tikl 71% tot 86% minder tijd kwijt zijn voor hun Wwft-cliëntonderzoeken. Vaak deden zij, voordat ze met Tikl werkten wel een minder uitgebreid onderzoek. De tijdsbsparing richt zich daarop. Na het gebruik van Tikl werden hun cliëntonderzoeken diepgaander waardoor zij een deel van de tijdsbesparing inleverde.
Voor wie is de Wwft-tool geschikt?
De Wwft-tool is geschikt voor alle organisaties die aan de Wwft moeten voldoen of die hun klanten of leveranciers willen kennen. Gerbuikers van Tikl zitten in de onder andere volgende sectoren:
- Accountantskantoren
- Advocaten- en notariskantoren
- Boekhoud- en administratiekantoren
- Financieel adviseurs
- Banken
- Factoringbedrijven
- Vermogensbeheerders
- Investeringsmaatschappijen
Hoeveel kost de Wwft-tool?
De kosten zijn deels vaste en deels variabel. De vaste maandelijkse kosten zijn afhankelijk van het aantal klanten dat jullie willen opvoereb. De variabele kosten zijn afhankelijk van de hoeveelheid data die jullie willen ophalen. Een beperkt onderzoek kost minder dan een zeer uigebreid onderzoek. Meer info over de kosten vertellen we graag tijdens een demo. De kosten zijn concurrerend.
Is de Wwft-tool geschikt voor internationale klanten?
Buitenlandse organisaties uit 200 landen kan je vastleggen en screenen. Ook kan je de personen van deze organisaties identificeren. Het geautomatiseerde UBO- en tekenbevoegdenonderzoek werkt voor Nederlandse organisaties. Op aanvraag is de klantdata voor buitenlandse organisaties beschikbaar.
Hoe gaat Tikl met de AMLR om?
Tikl houdt de wijzigingen nauwlettend in de gaten, werkt Tikl bij waar al mogelijk en zorgt ervoor dat Tikl ruim voor juli 2027 klaar is voor de AMLR. Meer weten? we hebben hierover een artikel geschreven
