Best practice voor efficiënt Wwft-cliëntenonderzoek: gebruik API-koppeling en een apart KYC-team
Wwft-cliëntenonderzoeken zijn wettelijk verplicht, maar kost een gemiddelde accountant, makelaar, advocaat, belastingadviseur, boekhouder, vermogensbeheerder of andere zakelijke dienstverlener onnodig veel tijd en energie. Voor de kantoren waar deze professionals werken ligt de sleutel tot een efficiënt proces in een strakke werkwijze: centrale uitvoering door een in- of extern KYC-team gecombineerd met een API-koppeling tussen hun CRM-pakket en Tikl. Zo behoud je als professional 100% overzicht zonder dat het je kostbare uren kost.
Vanuit Tikl werken we al vele jaren samen met dit soort kantoren. Bij zakelijke dienstverleners blijkt de meest effectieve oplossing te bestaan uit twee pijlers:
-
Een apart KYC-team dat het onderzoek uitvoert in Tikl
Dit in- of externe team bestaat uit één of meerdere collega's, denk hierbij aan KYC-analisten of binnendienstmedewerkers, die als taak hebben om onderzoeken grondig en tijdig af te ronden.
-
Een API-koppeling tussen Tikl en je eigen CRM-/praktijksoftware
Bijvoorbeeld Microsoft Dynamics, Kantoorgemak of AFAS.
Met deze aanpak voer je als professional enkel de basisgegevens in, in je eigen CRM-/praktijksoftware, heeft het KYC-team de volledige regie over de uitvoering en blijft iedereen vanuit hun eigen vertrouwde systeem op de hoogte.
Hoe werkt de API-koppeling in de praktijk?
De ervaring leert dat het voor professionals het prettigst werkt als een beperkte hoeveelheid data tussen je eigen softwarepakket en Tikl wordt uitgewisseld.
Stappenplan van start tot afronding
-
Aanmaken van de klant door de professional
Als professional maak je in je de eigen software (bijv. Dynamics, AFAS of Kantoorgemak) een nieuwe organisatie/klant aan en klikt op de knop 'Wwft-klantonderzoek'.
-
Automatische gegevensuitwisseling
De basisgegevens worden via de API direct doorgestuurd naar Tikl:
- KVK-nummer / registratienummer
- Gegevens van de contactpersoon
- Interne referentie
-
Start van het onderzoek
In Tikl start direct het automatische klantonderzoek en wordt alles onderzocht wat al onderzocht kan en mag worden.
-
Opvolging door het KYC-team
Een medewerker van het KYC-team pakt het dossier op in Tikl. Het KYC-team verzorgt eventuele aanvullende vragenlijsten richting de klant, ziet toe op de tijdige ontvangst en zorgt voor een volledige afronding van het dossier.
-
Voortgangsmonitoring
Dankzij de koppeling zie jij als professional in je eigen vertrouwde omgeving continu in welke fase het onderzoek zich bevindt, zonder te hoeven inloggen in een ander systeem.
-
Afronding en risicobepaling
Zodra het KYC-team het onderzoek afrondt, zie je dit en het risk level direct terug in de eigen software. Optioneel kan de managementsamenvatting als PDF-bestand automatisch worden meegestuurd. Het volledige Wwft-dossier blijft veilig opgeslagen in Tikl voor audits, monitoring en periodieke review.
De voordelen op een rij
-
Maximale tijdwinst voor professionals: Geen administratieve rompslomp of dubbele invoer.
-
Kwaliteit en consistentie: Een gespecialiseerd team zorgt voor een correcte, gestroomlijnde en uniforme naleving van de Wwft.
-
Volledige transparantie: Altijd actueel inzicht in de status en het risicoprofiel vanuit je eigen CRM- of praktijkpakket.
Meer weten hoe dit ook voor jullie kantoor werkt? Boek een demo
